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¿Necesito una estructura organizacional desde el inicio?

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La importancia del liderazgo y la estructura organizacional en un emprendimiento.

Foto: @dcstudio – Freepik

Aprender y ser “todólogos” es parte de ser emprendedor. Cuando un negocio inicia, el futuro empresario se encuentra con una larga lista de pendientes que ponen a prueba su capacidad organizativa y de trabajo. Hacer los papeles para la conformación legal e infinidad de permisos de operación y tasas que exigen los Municipios y el Estado; organizar la producción para que la empresa siempre cuente con producto o servicio disponibles para su venta; definir y gestionar los canales de comercialización y servicio al cliente, sin olvidar el tráfico permanente de formalidades que hay mantener en control para que la administración de la empresa sea adecuada, son solo algunos de los urgentes prioritarios que merecen un plan de trabajo organizado y permanente para que la empresa funcione; dicho plan se traduce en la identificación, delegación y ejecución de tareas esenciales por medio de un organigrama.

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Todas las empresas tienen, como mínimo, la necesidad de conformar 3 áreas de trabajo para generar recursos económicos desde su giro de negocio de forma ordenada; estas son: operaciones, que es la encargada de producir los productos y/o servicios que son la razón de ser del emprendimiento; administrativo, cuya función es organizar los ingresos y egresos de la empresa, además del manejo del personal, trámites varios que necesita para operar, entre otros; y finalmente comercialización que se encarga de vender los productos, definir canales de promoción y atención al clientes.

Tomando como referencia la teoría de Stephen Robbins, en su libro Comportamiento Organizacional, la empresa debe alinear su estructura de acuerdo a un objetivo común y su construcción debe basarse en 4 pilares fundamentales:

  • La cadena de mando: se define como el sistema de jerarquías que tiene la empresa para facilitar toma de decisiones, comunicación interna y coordinaciones en la organización.
  • La departamentalización según las necesidades y labores que la empresa requiere ejecutar de forma permanente.
  • La especialización del trabajo: Cada área debe tener tareas y funciones delegadas exclusivas cuya gestión debe ser evaluada de forma permanente para generar mejora continua en la organización
  • El alcance de control de cada jefatura y sus responsabilidades

Peter Drucker, filósofo de la administración de empresas, dijo “una estructura organizativa pobre hace imposible el buen trabajo, no importa lo buenas que son las personas”, por ello es necesario implementar modelos organizacionales funcionales desde el nacimiento del negocio, que cubran las necesidades básicas que el empresario haya detectado y facilite su administración; en ese sentido, a continuación se presentan 4 tipos de estructura organizacional que pueden ser considerados como base para la organización de la empresa naciente.

  • Estructura funcional

Es el modelo organizacional más común, ideal para empresas con un mediano o un alto número de trabajadores, que basa su construcción en las capacidades técnicas de cada persona.

En esta estructura las funciones y la especialización del trabajo dividen la organización por departamentos. Su estructura suele ser: recursos humanos, contabilidad, departamento técnico, área de prensa, etc. Además establece una jerarquía visible por medio de jefaturas o responsables de cada área.

Una de las ventajas es la capacidad de supervisión de cada área. La desventaja viene a ser la subordinación notoria y la dificultad entre cada área para comunicarse.

  • Estructura lineal

Este modelo suele ser evidente en pequeñas y medianas empresas. El gerente o dueño es el que controla y supervisa todos los niveles organizacionales, demandando del mismo alto nivel organizativo y conocimiento de las áreas que debe administrar; para ello es necesario que el emprendedor identifique las tareas más importantes que debe hacer cada departamento a su cargo (por ejemplo los encargados de la caja deben administrar el dinero y emitir facturas, el contador debe registrar todas las transacciones de la empresa y advertir inconvenientes relacionados con liquidez o pagos, entre otros) para que tenga claridad de como encaminar y evaluar la gestión de su equipo de forma óptima para que la empresa sea auto sustentable.

  • Estructura divisional

La compañía se divide en unidades funcionales, con una cadena de mando única. Dichas divisiones están orientadas por productos o mercados de clientes. Es una estructura ideal para empresas con más de una sede en el país y con presencia internacional.

  • Estructura por proyecto

Es una estructura jerárquica temporal dentro de la compañía, diseñada para la ejecución de un proyecto, proceso u objetivo en específico dentro de la organización. Se nombra a un gerente de proyecto y a los equipos encargados según roles y metas.

En las mejores condiciones y contando con el capital de trabajo necesario, una empresa nace con una estructura organizacional definida, con colaboradores especializados contratados para cubrir cada una de las áreas requeridas por él empresario, sin embargo, esta no es la realidad de la gran mayoría de emprendimientos que operan de forma unipersonal. El emprendedor es gerente, asesor comercial, jefe administrativo y de operaciones a la vez, en ocasiones contando con pocos colaboradores, amigos o familia allegados que le apoyan en algunas de estas gestiones para disminuir su carga laboral; con esta consideración, la definición de una estructura organizacional para el emprendimiento se debe desprender de las necesidades prioritarias identificadas que requieren ser atendidas para que la calidad del servicio o en general la operación de la empresa no se vean afectadas.

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La funcionalidad de la estructura organizacional que se defina para el emprendimiento es lo más importante. La idea de construir un organigrama es que cada área tenga funciones específicas delegadas y su debido proceso para atenderlas a satisfacción. Por ejemplo,  si una empresa tiene problemas administrativos, o tal vez existen quejas por parte de clientes respecto del servicio o calidad del producto, entre otros posibles escenarios, son indicadores que el empresario debe tomar en cuenta para estructurar de mejor manera las funciones de su organigrama, con la intención de disminuir el impacto negativo que deriva de estas situaciones que al corto plazo terminan comprometiendo la auto sustentabilidad y sostenibilidad del negocio.

Para empezar el proceso de diseño organizacional el emprendedor debe, en una hoja de papel, describir las funciones primordiales que la empresa necesita organizar para su operación, por ejemplo:

  • Gestión comercial: Manejo y promoción en redes sociales, creación de base de datos de clientes, visitas a clientes, reporte de visitas a clientes, cobros y otras tareas orientadas a mercadeo y ventas.
  • Operaciones: Desarrollo de producto, adquisición de materia prima y tareas acciones orientadas a la generación de productos y servicios disponibles para la venta.
  • Gestiones administrativas: Contabilidad, pago a proveedores, reclutamiento, gestión de talento humano y otras tareas relacionadas con la administración de la empresa.

El siguiente paso, tras la identificación de estas tareas, es la formalización del procedimiento estandarizado de cómo deben ser ejecutadas de forma óptima para beneficio de la microempresa; esto se traduce en la construcción de su proceso de cumplimiento interno, que paso a paso, describe qué hacer y qué herramientas debe utilizar la persona encargada de la tarea para garantizar su consecución de forma exitosa.

Para crear procesos la empresa debe analizar la forma en que los mismos están ocurriendo en ese momento y estructurarlos aprovechando la información disponible (Lista de actividades y el orden de cómo se ejecutan hasta cumplir la tarea, descripción tales actividades y nivel de importancia en la tarea, caminos lógicos de ejecución de la tarea, y los posibles problemas que se puedan suscitar, que comprometer la ejecución de la tarea); el resultado debe ser un listado de acciones encadenadas, dentro de un periodo de tiempo establecido, que pueden ser evaluadas de forma permanente por el emprendedor.

La estandarización de tareas y herramientas facilita el control por parte del empresario, puesto que ayuda a comprender  los pasos que se deben tomar para que suceda y sobre todo identificar posibles errores para corregirlos a tiempo; también facilita la contratación de personas ya que al ser una política de la organización, estas deben acatar el cumplimiento de la tarea con el proceso establecido.  

¿Tengo una idea de negocio viable?

Inaugurar una empresa es una tarea relativamente fácil en relación a mantenerse vigente en un mercado, puesto que el cliente espera de la empresa calidad, eficiencia y valor agregado de forma permanente, caso contrario elige otro negocio que cumpla sus expectativas; en ese sentido la implementación de áreas, tareas y procedimientos de forma consecutiva garantiza un servicio adecuado, además de la posibilidad de implementar mejoras continuas ya que la energía del emprendedor está en servir, más no en resolver incendios derivados de una mala gestión, mejorando la relación del negocio con el cliente.

Si bien la identificación de tareas para facilitar la construcción de las áreas que van a conformar la empresa es un trabajo de planificación amplio; es necesario recalcar la necesidad de que sean trabajados e implementados durante el nacimiento de un emprendimiento, puesto que previene problemas desde el inicio, brindando tiempo para que el microempresario pueda concentrar su energía en otros pendientes importantes como cerrar negocios que darán ingresos a la empresa. La Cámara de Comercio de Quito cuenta con asesorías técnicas y un amplio portafolio de servicios que pueden servir a la empresa naciente para estructurar de mejor forma su emprendimiento.

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